Personel takip sistemi, çalışanların işe giriş-çıkış saatlerini, mesai sürelerini, izinlerini ve fazla çalışmalarını elektronik olarak kaydeden ve raporlayan sistemdir. Türkiye'de kısaca PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) olarak bilinir. Kağıt imza föyünün ve Excel tablolarının yerini alır; puantajı otomatik hazırlar ve olası bir anlaşmazlıkta işvereni koruyan kayıtları tutar.
Gazitek olarak personel takip cihazlarının keşfini, satışını, kurulumunu ve turnike ile kapılara entegrasyonunu 81 ilde yapıyor, kurduğumuz sistemlere 2 yıl garanti veriyoruz. Bu sayfada PDKS'nin nasıl çalıştığını, hangi türün işletmenize uygun olduğunu, 2026'da yürürlüğe giren KVKK kararının neleri değiştirdiğini ve fiyatı neyin belirlediğini bulacaksınız.
PDKS, "Personel Devam Kontrol Sistemi" kelimelerinin kısaltmasıdır. "PDKS sistemi nedir?" sorusunun kısa cevabı, çalışanların devamını elektronik olarak kaydeden sistemdir. PDKS sistemleri; personel devam takip sistemi, zaman kontrol sistemleri, personel giriş çıkış takip sistemi veya kısaca giriş çıkış sistemleri olarak da adlandırılır. Bir PDKS iki parçadan oluşur:
PDKS cihazı (personel giriş çıkış takip cihazı): Çalışanın kart okuttuğu, şifre girdiği veya kod taradığı terminaldir. Giriş kapısının, turnikenin veya personel girişinin yanına kurulur.
PDKS programı (personel giriş çıkış programı): Cihazdan gelen kayıtları işleyen, vardiyalara göre puantaj hazırlayan ve raporlar üreten personel takip yazılımıdır.
Sistem doğru kurulduğunda yönetici, hangi çalışanın işte olduğunu, kimin geç kaldığını, kimin izinli olduğunu ve ay sonunda kimin ne kadar fazla mesai yaptığını tek ekrandan görür.
PDKS'nin en önemli faydası, iş hukukunun işverenden beklediği kayıtları düzenli ve güvenilir şekilde tutmasıdır:
Yasal çalışma süresi: 4857 sayılı İş Kanunu'na göre haftalık normal çalışma süresi 45 saattir; bunu aşan çalışmalar fazla çalışma sayılır.
Belgeleme yükümlülüğü: Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği'ne göre işveren, fazla çalışma yaptırdığı işçilerin çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenlemek ve imzalı bir örneğini özlük dosyasında saklamakla yükümlüdür.
Uyuşmazlıklarda kayıt: Yargıtay kararlarında turnike ve kartlı sistem gibi iş yerindeki giriş-çıkış kayıtları, fazla mesainin tespitinde delil olarak kabul ediliyor. Düzenli tutulmuş PDKS kayıtları hem çalışanın hem işverenin hakkını korur.
Zaman ve maliyet tasarrufu: Puantajın elle hazırlanması, Excel tablolarında yapılan hatalar ve geç kalma takibi gibi işler otomatikleşir.
1. Tanımlama: Her çalışana bir kart, şifre veya mobil uygulama hesabı tanımlanır.
2. Giriş-çıkış kaydı: Çalışan işe gelişte ve çıkışta PDKS cihazına kartını okutur veya şifresini girer. Cihaz, saatiyle birlikte kaydı alır.
3. Veri aktarımı: Kayıtlar ağ bağlantısı üzerinden PDKS programına aktarılır.
4. Puantaj: Program kayıtları vardiya ve mola kurallarına göre işler; normal çalışma, fazla mesai, geç kalma ve devamsızlıkları hesaplar.
5. Raporlama: Aylık puantaj, izin ve fazla mesai raporları hazırlanır; bordro programına aktarılmak üzere dışa aktarılır.
PDKS seçerken bilmeniz gereken en önemli gelişme budur. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 29 Nisan 2026 tarihli ve 2026/921 sayılı "Mesai Takibi Amacıyla Biyometrik Veri İşlenmesi Hakkında İlke Kararı", 2 Haziran 2026'da Resmî Gazete'de yayımlandı. Kararın öne çıkan noktaları şunlardır:
- Parmak izi, yüz tanıma, avuç içi, iris ve retina gibi veriler biyometrik veri, yani özel nitelikli kişisel veri sayılıyor. Cihazda görüntü yerine şablon veya matematiksel kod olarak saklanmaları da bu durumu değiştirmiyor.
- Kurula göre kart veya şifre gibi daha az müdahaleci yöntemler varken, mesai takibi için biyometrik veri işlenmesi çalışanın açık rızası olsa dahi ölçülülük ilkesine aykırı düşüyor.
- Karar yalnızca mesai ve devam takibi amacıyla yapılan biyometrik veri işlemeyi kapsıyor. Yüksek güvenlikli alanlara giriş gibi başka amaçlar ayrıca değerlendiriliyor.
KVKK uyumlu personel takip için 2026 itibarıyla mesai takibinde kartlı, şifreli veya mobil PDKS çözümlerini öneriyoruz. Parmak izli veya yüz tanımalı PDKS cihazı kullanan işletmeler için de şu adımları öneriyoruz:
- Mevcut sistemde biyometrik veri işlenip işlenmediğini tespit edin.
- Kullandığınız cihazın kart veya şifre ile çalışma özelliği olup olmadığına bakın. Birçok cihazda bu özellik bulunur ve donanımı değiştirmeden geçiş mümkün olabilir.
- Kayıtlı biyometrik şablonların silinmesi ve aydınlatma metinlerinin güncellenmesi için hukuk danışmanınızla birlikte hareket edin.
Kararın tam metnine ve Kurulun açıklamalarına KVKK'nın kamuoyu duyurusundan ulaşabilirsiniz. Bu bölüm genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir.
| PDKS Türü | Nasıl Çalışır? | Uygun Olduğu Yerler | Mesai Takibinde KVKK Açısından |
|---|---|---|---|
| Kartlı PDKS | Çalışan RFID kartını cihaza okutur | Fabrika, ofis, plaza, turnikeli girişler | Önerilen yöntem |
| Şifreli PDKS | Çalışan kendine özel şifreyi tuşlar | Küçük işletmeler, mağazalar | Önerilen yöntem |
| Mobil PDKS | Çalışan telefonundaki uygulamayla giriş-çıkış yapar | Saha ekipleri, şantiyeler, şubeler | Konum verisi için aydınlatma ve sınırlama gerekir |
| Parmak izli PDKS | Çalışan parmağını okuyucuya koyar | Eskiden fabrikalarda yaygındı | 2026/921 kararı nedeniyle önerilmiyor |
| Yüz tanımalı PDKS | Cihaz çalışanın yüzünü tanır | Eskiden ofislerde yaygındı | 2026/921 kararı nedeniyle önerilmiyor |
Kartlı personel takip sistemi, bugün mesai takibi için en dengeli çözümdür. Çalışanlara RFID yaka kartı verilir; kart aynı zamanda kapı, turnike geçiş sistemleri ve yemekhane geçişlerinde de kullanılabilir. Personel kart okuyucu cihazlar ekonomik, hızlı ve bakımı kolaydır; kartlı personel takip sistemi fiyatları da biyometrik cihazlara göre genellikle daha uygundur. Kartın başkasına verilmesi gibi suistimaller, girişlerde turnike kullanımı ve kamera kayıtlarıyla büyük ölçüde önlenebilir. Ayrıntılar için kartlı geçiş sistemleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Çalışan, cihazın tuş takımına kendine ait şifreyi girer. Kart dağıtmaya gerek olmadığı için az çalışanlı işletmeler ve mağazalar için pratiktir. Birçok PDKS cihazı kart ve şifreyi birlikte destekler; örneğin kartını unutan çalışan şifreyle giriş yapabilir.
Mobil PDKS'de çalışan, telefonundaki uygulama üzerinden giriş-çıkış yapar. Sabit bir iş yeri olmayan saha ekipleri, şantiye çalışanları ve şubeler arasında dolaşan personel için uygundur. Uygulamanın konum verisi kullanması, bu verinin de KVKK kapsamında işlenmesi anlamına gelir. Bu yüzden konum yalnızca giriş-çıkış anında alınmalı ve çalışanlar bu konuda açıkça bilgilendirilmelidir.
Parmak izi personel takip sistemi, iş yerine kurulan parmak izi giriş çıkış sistemi ve personel yüz tanıma sistemi uzun yıllar "kart paylaşımını önleyen" çözümler olarak tercih edildi. Ancak 2026/921 sayılı ilke kararıyla birlikte, parmak izli giriş çıkış sistemi veya yüz tanıma ile mesai takibi yapmak çoğu durumda KVKK'ya aykırılık riski taşıyor. Biyometrik cihazlar, mesai takibi dışındaki amaçlarla, örneğin yüksek güvenlikli alanlara giriş kontrolünde ayrıca değerlendirilebilir. Bu konuda parmak izi geçiş sistemleri ve yüz tanımalı geçiş sistemleri sayfalarımıza bakabilirsiniz.
Mesai takip sistemi, personel takip sisteminin en çok kullanılan özelliğidir. Personel mesai takip sistemi kayıtları vardiya kurallarına göre işler ve her çalışan için şu bilgileri otomatik olarak hesaplar:
- Normal çalışma süresi ve fazla mesai
- Geç kalma ve erken çıkışlar
- Gece çalışması ve hafta tatili çalışmaları
- Devamsızlık günleri
Puantaj takip ekranında ay sonu tablosu hazır olarak gelir; İK ekibinin Excel'de saatler süren hesaplama yapmasına gerek kalmaz. Personel izin takip modülüyle yıllık izin, rapor ve mazeret izinleri de aynı sistemde tutulur. İzin yönetimi hakkında ayrıntılı bilgi için izin ve devamsızlık yönetimi yazımıza göz atabilirsiniz.
Az çalışanlı işletmelerde personel takip çizelgesi Excel'de tutulabilir. Ancak elle girilen saatler hataya ve sonradan değiştirilmeye açıktır; olası bir uyuşmazlıkta cihazdan alınan elektronik kayıtlar kadar güçlü bir dayanak oluşturmaz. Çalışan sayısı arttıkça Excel tablosu hem zaman alır hem de güvenilirliğini yitirir. Bu noktada en ekonomik kartlı PDKS cihazı bile kısa sürede kendini amorti eder.
Kapasite: Cihazın kaç kullanıcı ve kaç geçiş kaydı saklayabildiğine bakın. Büyüme payı bırakın.
Okuma yöntemi: Kart, şifre veya ikisini birlikte destekleyen modeller esneklik sağlar. Kart tipinin (125 kHz EM veya 13,56 MHz Mifare) mevcut kartlarınızla uyumlu olması önemlidir.
Bağlantı: Ağ (TCP/IP) veya Wi-Fi bağlantısı, kayıtların programa otomatik aktarılmasını sağlar.
Elektrik kesintisi: Dahili yedek akü, kesinti sırasında kayıt kaybını önler.
Entegrasyon: Cihazın turnike, kapı kilidi veya bariyerle birlikte çalışıp çalışamayacağını kontrol edin.
Yazılım uyumu: Cihazın kullanmak istediğiniz PDKS programıyla uyumlu olması gerekir.
Personel takip cihazı olarak ZKTeco marka PDKS cihazlarının satış, kurulum ve servisini yapıyoruz.
PDKS cihazı kaydı alır, PDKS programı ise o kaydı anlamlı hale getirir. İyi bir personel takip programında şu özellikler bulunmalıdır:
- Vardiya, mola ve esnek çalışma tanımları
- Otomatik puantaj ve fazla mesai hesabı
- İzin ve devamsızlık takibi
- Şube ve departman bazlı raporlar
- Bordro programına aktarım için Excel veya dosya çıktısı
- Yetki seviyelerine göre kullanıcı erişimi
PDKS programları bilgisayara kurulan (lokal) veya internet üzerinden çalışan (bulut) olarak ikiye ayrılır. Lokal programlar tek lokasyonlu işletmeler için ekonomiktir; bulut tabanlı bir personel takip uygulaması ise çok şubeli yapılarda ve uzaktan erişimde avantaj sağlar. Kurulum sırasında cihazlarınızla uyumlu PDKS yazılımının kurulumunu ve ilk ayarlarını yapıyor, kullanıcılarınıza eğitim veriyoruz.
PDKS cihazı tek başına kayıt tutar; turnike veya kapı kilidiyle birleştiğinde ise geçişi de kontrol eder. Böylece çalışan kart okutmadan içeri giremez, başkasının yerine kart okutma gibi suistimaller zorlaşır ve kayıtlar eksiksiz olur. Personel girişleri için turnike geçiş sistemleri, kapı ve bölge bazlı yetkilendirme için geçiş kontrol sistemleri sayfalarımıza bakabilirsiniz.
Fabrikalar ve üretim tesisleri: Vardiyalı çalışma, turnikeli girişler ve fazla mesai takibi.
Ofisler ve plazalar: Esnek çalışma saatleri ve kartlı kapı geçişleriyle birlikte.
Hastaneler ve oteller: 7/24 vardiya düzeni ve gece çalışması hesapları.
Mağaza ve şube zincirleri: Farklı lokasyonlardaki çalışanların tek merkezden takibi.
Şantiyeler ve saha ekipleri: Mobil PDKS ile konum bazlı giriş-çıkış.
Yemekhaneler: Aynı kartla yemek hakkı takibi. Bkz. yemekhane takip sistemleri.
PDKS sistemi fiyatları ve PDKS cihazı fiyatları, tek bir cihazın fiyatından çok projenin kapsamına göre belirlenir. Personel takip sistemleri ve personel takip cihazı fiyatlarını etkileyen başlıca faktörler şunlardır:
Cihaz sayısı ve modeli: Kaç girişte cihaz olacağı, kart veya şifre desteği, kapasite.
Personel ve şube sayısı: Yazılım lisansları çoğunlukla kullanıcı veya lokasyon sayısına göre değişir.
Yazılım tipi: Lokal kurulum veya aylık ödemeli bulut yazılım.
Kart ve sarf malzemeleri: Personel kartları ve kart baskı ihtiyacı.
Entegrasyon: Turnike, kapı kilidi veya bariyer bağlantısı.
Kurulum ve eğitim: Kablolama, montaj ve kullanıcı eğitimi.
Hazır setleri inceleyebilirsiniz: ZKTeco kartlı personel giriş-çıkış takip seti, kartlı ve maaş hesaplamalı giriş-çıkış takip seti ve şifreli personel giriş-çıkış takip seti. Tüm ürünler için PDKS cihazları ve yazılımları sayfamıza bakabilir, size özel PDKS fiyatı için ücretsiz keşif talebi oluşturabilirsiniz.
"En iyi personel takip sistemi" her işletme için farklıdır. Karar verirken şu sorulara cevap arayın:
1. Çalışanlarınız tek bir yerde mi, sahada mı, farklı şubelerde mi?
2. Vardiyalı mı çalışıyorsunuz, standart mesai mi?
3. Girişlerde turnike veya kapı kontrolü istiyor musunuz?
4. Puantaj verisini hangi bordro programına aktaracaksınız?
5. Sistem KVKK 2026/921 kararına uygun mu, yani mesai takibinde biyometrik veri kullanmıyor mu?
6. Kurulum sonrasında servis ve destek alabilecek misiniz?
PDKS firmaları arasında seçim yaparken yalnızca cihaz fiyatına değil, kurulum, eğitim ve servis desteğine de bakmanızı öneririz.
1. Keşif: Giriş noktaları, personel sayısı, vardiya düzeni ve mevcut altyapı incelenir.
2. Projelendirme: Cihaz sayısı, okuma yöntemi ve yazılım belirlenir.
3. Montaj: Cihazlar kurulur, ağ bağlantısı yapılır; gerekirse turnike veya kapıyla entegre edilir.
4. Tanımlama: Personel, kart ve vardiya bilgileri sisteme girilir.
5. Eğitim ve teslim: İK ekibine program kullanımı ve raporlama eğitimi verilir.
Kurduğumuz sistemlere 2 yıl garanti veriyor, garanti sonrasında da bakım ve servis hizmeti sunuyoruz. Hizmet verdiğimiz şehirler için hizmet verdiğimiz iller sayfamıza bakabilirsiniz.
Geçiş kontrol sistemleri: Kapı ve bölge bazlı erişim yönetimi.
Kartlı geçiş sistemleri: Kartla kapı ve turnike geçişi.
Şifreli geçiş sistemleri: Şifreyle kapı açma.
Turnike geçiş sistemleri: Personel girişlerinde fiziksel kontrol.
PDKS ne demek?
PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltmasıdır. Çalışanların giriş-çıkış saatlerini kaydeden ve puantajı otomatik hazırlayan sistemdir.
Parmak izi ile mesai takibi yapmak yasak mı?
KVKK'nın 2026/921 sayılı ilke kararına göre, kart veya şifre gibi alternatifler varken mesai takibi için parmak izi ya da yüz tanıma kullanılması, çalışanın açık rızası olsa dahi çoğu durumda ölçülülük ilkesine aykırı kabul ediliyor. Bu nedenle mesai takibinde kartlı veya şifreli sistemleri öneriyoruz. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınızın görüşünü almanızı tavsiye ederiz.
Parmak izli PDKS cihazımızı ne yapmalıyız?
Önce cihazın kart veya şifre ile çalışma özelliği olup olmadığına bakın; birçok cihazda bu özellik bulunur. Varsa cihazı kart veya şifre moduna geçirip kayıtlı biyometrik verilerin silinmesini planlayabilirsiniz. Yoksa kartlı bir cihazla değiştirmek gerekir. Keşif sırasında mevcut cihazınızı da inceliyoruz.
İşyeri parmak izi okuyucu hâlâ kullanılabilir mi?
Mesai takibi amacıyla kullanılması 2026/921 sayılı karar sonrasında önerilmiyor. Personel giriş çıkış parmak izi cihazlarının fiyatı düşük olsa da, olası bir KVKK incelemesinde ortaya çıkabilecek idari para cezası riski bu avantajı ortadan kaldırabilir. Aynı bütçeyle kart veya şifre destekli bir PDKS cihazı tercih etmenizi öneririz.
Çalışanların birbirinin yerine kart okutması nasıl önlenir?
Girişlerde turnike kullanılması, PDKS kayıtlarının güvenlik kamerası görüntüleriyle eşleştirilebilmesi ve kartların kişiye özel olduğunun iş sözleşmesinde belirtilmesi bu riski büyük ölçüde azaltır.
Personel takip sistemi internet olmadan çalışır mı?
Evet. PDKS cihazları kayıtları kendi hafızasında tutar; bağlantı geldiğinde kayıtlar programa aktarılır. Bulut tabanlı yazılımlarda raporlara erişim için internet gerekir.
PDKS kurulumu ne kadar sürer?
Tek girişli standart bir kurulum genellikle kısa sürede tamamlanır. Turnike entegrasyonu, çok sayıda giriş veya şube olan projelerde süre, keşif sonrasında netleşir.
Gazi Information Teknoloji olarak sektördeki uzun yıllara dayanan tecrübemizle, işletmenize sadece bir PDKS cihazı değil; yasal mevzuata tam uyumlu, uçtan uca bir personel devam kontrol çözümü sunuyoruz.
Mevzuat ve Güvenlik Uyumu: KVKK'nın 2026/921 ilke kararına uygun olarak işletmenizi hukuki risklerden koruyan kartlı, şifreli ve mobil PDKS çözümlerini eksiksiz kurguluyoruz.
Uzmanlık ve Güçlü İş Birlikleri: ZKTeco ve ZKSoftware gibi lider markalarla olan yetkili iş birliğimiz ve teknik yetkinliğimizle, işletmenizin ölçeğine en doğru altyapıyı kuruyoruz.
İhtiyaca Özel Esnek Çözümler: İster tek lokasyonlu kartlı kapı/turnike geçişi, ister saha ekipleri için mobil PDKS olsun, süreçlerinize tam entegre alternatifler üretiyoruz.
81 İlde Kesintisiz Destek: Kritik bir operasyonel süreç olan PDKS'de; keşiften kuruluma, kullanıcı eğitiminden 2 yıl garanti ve hızlı teknik servis desteğine kadar her aşamada yanınızdayız.
Klasik mola çizelgeleri veya hataya açık Excel tablolarıyla zaman kaybetmek yerine; tüm personel takip süreçlerinizi mevzuata uygun şekilde dijitalleştirin ve operasyonel verimliliğinizi artırın.
İşletmenizin ihtiyacına uygun profesyonel personel takip çözümlerini keşfetmek, güncel PDKS fiyatları hakkında detaylı bilgi almak ve ücretsiz keşif randevusu oluşturmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz!
Bu hizmet ile ilgili yorum bulunamadı!
Yorumlar